La démarche à suivre

Vous abordez la dernière ligne droite !... Nous commentons ici les phases de rédaction de votre manuscrit et de votre soutenance de thèse devant un jury constitué de l'UPMC.

◊ Rédaction du manuscrit de thèse

Un conseil au préalable :

ne sous-estimez pas le temps qui vous sera nécessaire à la rédaction de votre manuscrit de thèse. Certes, la possibilité d'une dérogation en 4^ème année reste envisageable (mais exceptionnelle !).

√ N'oubliez pas que toute prolongation de thèse doit être financée !

√ N'oubliez pas qu'outre le temps de rédaction, des délais sont imposés ! (voir ci-dessous)

√ Pour tous renseignements généraux relatifs à la rédaction : lire ce lien.

√ Pour les spécificités relatives à l'ED 397 (langue de rédaction, etc ...) : lire ce lien.

Attention, pour les manuscrits rédigés en anglais, un résumé en français d'environ 10 pages est également requis.

◊ Constitution du Jury

√ Des règles propres à l'UPMC et des spécificités de l'ED 397 s'appliquent ici. Afin que votre jury de thèse soit valide, lire ce lien.

√ Attention les invités ne doivent pas figurer dans les documents de soutenance (DAPS et AST).

√ Dès que votre jury est constitué, envoyez sa composition le plus rapidement possible à : nadine.witkowski @ sorbonne-universite.fr (nadine.witkowski @ sorbonne-universite.fr) pour avis en vue de la validation (voir ci-dessous).

√ N'oubliez pas non plus de définir au plus vite une date de soutenance et de réserver une salle pouvant accueillir votre soutenance (Attention : l'ED 397 ne s'occupe pas des réservations de salles !).

◊ Le compte à rebours

√ Ce schéma vous permet de visualiser l'ensemble de la procédure. Imprimez-le ! Nous allons le commenter ci-dessous.

√ Comme vous le remarquez, vous devez interagir à la fois avec l'Ecole Doctorale 397 et le Bureau d'Accueil des Doctorants (BAD).

1. Auprès de l'école doctorale au moins 8 semaines AVANT la soutenance

√ Le(a) Doctorant(e) prend contact avec l’Ecole Doctorale 397 (contact : hakima.si_bachir @ sorbonne-universite.fr (hakima.si_bachir @ sorbonne-universite.fr)) et dépose au Secrétariat de l'ED les imprimés intitulés "Demande d'Autorisation de présentation en soutenance" et "Autorisation de soutenance" dûment remplis en version électronique et non manuellement, et signés par le(a) Directeur(trice) de thèse.

Télécharger la Demande d'Autorisation de présentation en soutenance.

Télécharger l'Autorisation de soutenance.

√ Le Directeur de thèse valide définitivement le jury de thèse.

√ Le(a) Doctorant(e) contacte la Directrice de l'ED 397 (contact : nadine.witkowski @ sorbonne-universite.fr (nadine.witkowski @ sorbonne-universite.fr) ) et la rencontre éventuellement de façon à discuter de son manuscrit (le manuscrit pourra être envoyé par mail pour avis, exclusivement en format PDF, à : nadine.witkowski @ sorbonne-universite.fr (nadine.witkowski @ sorbonne-universite.fr) ).

2. Lorsque le jury et le manuscrit sont validés par l'ED 397 ...

√ Le(a) Candidat(e) envoie à ses deux rapporteurs son manuscrit et les documents intitulés "Courriers d'accompagnement du manuscrit" et "Rapports de thèse" en leur précisant les deux points suivants :

(i) les rapports de thèse seront envoyés par mail, et simultanément, à hakima.si_bachir @ sorbonne-universite.fr (hakima.si_bachir @ sorbonne-universite.fr) et nadine.witkowski @ sorbonne-universite.fr (nadine.witkowski @ sorbonne-universite.fr)  A la fin de leur rapport, les rapporteurs apposeront leur signature.

(ii) les rapporteurs apporte les rapports originaux le jour de la soutenance et les contresignent.

(iii) Si l'un des rapporteur est absent le jour de la soutenance : alors il enverra une version originale et signée du rapport de thèse par courrier postal au Secrétariat de l'ED 397.

Télécharger le document "Courriers d'accompagnement du manuscrit".

Télécharger le document "Rapports de thèse".

√ Les rapports de thèse doivent parvenir à hakima.si_bachir @ sorbonne-universite.fr (hakima.si_bachir @ sorbonne-universite.fr) au moins trois semaines avant la date prévue pour la soutenance. Il appartient au(à la) Doctorant(e) de s’informer si le Secrétariat de l'ED 397 a bien reçu ses rapports de thèse.

3. Auprès du bureau d'accueil des doctorants au moins 1 mois AVANT la soutenance

Le candidat dépose obligatoirement son manuscrit sur CD-Rom et les documents nécessaires à la diffusion de sa thèse. Cette étape est obligatoire et conditionne la tenue de la soutenance.

Télécharger le dossier de soutenance

◊ Dépôt, diffusion, confidentialité ou embargo de la thèse

Cette rubrique est très importante, en particulier si votre travail de thèse est soumis à des clauses de confidentialité. Attention : des démarches particulières sont à mettre en oeuvre : pensez-y en temps et en heure !

◊ Déroulement de la soutenance

Cette rubrique à SU donne des informations sur le bon déroulement de votre soutenance de thèse. En particulier, le mode de désignation du Président du Jury y est précisé.

Soutenance à PSL ici

 Déroulement de la soutenance en visio à SU

Usage de la visio-conférence :

• le nombre de membres du jury en visio-conférence est strictement inférieur à la moitié des membres du jury ;
• au moins un membre extérieur est présent dans la salle de soutenance ;
• le/la candidat(e) est physiquement présent(e) dans la salle de soutenance ;
• seul un membre du jury physiquement présent dans la salle de soutenance peut être choisi comme président par les autres membres du jury.

En cas de défaillance technique du matériel avant le début de la soutenance (par exemple coupure informatique ou électrique prolongée), la soutenance ne peut avoir lieu que si les conditions habituelles pour sa validité sont respectées de même que la conformité de la composition du jury (notamment : rapport entre membres internes et externes et nombre minimum de membres d'un jury). Cette conformité est établie par le président du jury qui en informe l'Ecole Doctorale.

Le jury présent doit disposer d'un accès téléphonique international avec haut-parleur pendant toute la durée de la procédure de soutenance (pré-réunion du jury, soutenance du/de la candidat(e), délibération du jury).

Avant la soutenance (au moins 24h),

Envoi, de la part du/de la candidat(e), à tout membre du jury en visio-conférence de :

• un texte finalisé de la présentation avec les transparents au format PDF ;
• une éventuelle liste des errata du manuscrit déposé.

En outre,

• le texte définitif  du PV doit être approuvé par tous les examinateurs, y compris ceux à distance ;
• le Procès Verbal de soutenance doit être signé par tous les membres réputés présents lors de la soutenance ce qui inclus les membres en visio-conférence (possibilité d'éditer plusieurs PV afin de recueillir individuellement la signature originale d'un membre à distance).

◊ Corrections du manuscrit de thèse

Lorsque des corrections mineures (ou majeures) sont nécessaires, voir le lien suivant.

◊ Retrait du diplôme de Doctorat de l'UPMC

Le lien suivant est à votre disposition.

◊ Pour résumer ...

Pour un meilleur suivi, nous vous proposons un petit outil : le calendrier de soutenance. Entrez votre date de soutenance ... et les échéances à respecter vous seront indiquées !

Télécharger le calendrier de soutenance

◊ La cérémonie de ... remise des Diplômes !

Un très grand moment dans le vie d'un(e) jeune chercheur(e) !

Je vous invite à partager ce lien.

Vous serez alors membre à part entière d'une Promotion (Prom') de Docteurs(es) de l'UPMC, portant le nom d'une personnalité éminente des mondes scientifique ou littéraire (jetez un coup d'oeil à la liste des noms des promotions précédentes ! ... impressionnant, n'est-ce pas ?)